Recientemente abordábamos la importancia del Project Management como herramienta de gestión IT en el sector turístico. Ahora vamos a profundizar en ello abordando los aspectos a tener muy en cuenta en el establecimiento, la mejora y la implantación de nuevas metodologías de Gestión de Proyectos. Para empezar, éstos tienen que enfocarse necesariamente en el medio-largo plazo. Pero sobre todo tienen que dirigirse hacia los objetivos descritos a continuación…

Principalmente se trata de mejorar los procesos de definición y planificación de proyectos para un correcto establecimiento del alcance y, por tanto, una mejor estimación tanto de los plazos como de los recursos necesarios, costes y riesgos. Se incluyen en este punto necesidades de:

  • Documentos de Enunciado de Alcance. Más allá de las especificaciones del software a desarrollar, este documento de trabajo describe todo el trabajo a realizar en el proyecto, sus supuestos, restricciones, exclusiones, etc.
  • Plan de Diseño y Desarrollo, para establecer en cada desarrollo de Software qué hitos intermedios (también los internos) se deben cumplir, y qué criterios de aceptación tienen esos puntos de cumplimiento. Típicamente en el Plan se establecerían Revisiones de Diseño Críticas, o Revisiones de “Test Readiness” en la fase final de validación del software. No obstante, otros puntos de revisión son posibles.
  • Registros de riesgos de cada proyecto, que incluyan acciones preventivas (mitigación) o planes de contingencia a activar en caso de riesgo materializado.

Además, en un entorno multidepartamental (donde cada proyecto requiere de la intervención de distintos perfiles) se pretende mejorar la visibilidad de todos los recursos necesarios, estableciendo procesos de asignación-petición de recursos donde los Project Managers y los Jefes Funcionales tengan la visión completa del uso de recursos. Esto permite tomar decisiones de priorización, y también dimensionar correctamente el equipo de RRHH destinado a proyectos.

Siguiendo con el punto anterior, cabe mejorar la capacidad de predicción de recursos humanos necesarios, previendo con la máxima antelación posibles conflictos de recursos y la correspondiente toma de decisiones.

También hay que posibilitar la existencia de un “Dashboard” para Dirección General con la información de estado de los proyectos en curso, y predicción de sus estimaciones para completar, refrescadas por los Project Managers con la frecuencia adecuada. Se deben establecer asimismo procesos de seguimiento de todos y cada uno de los proyectos. Eso incluye reporting de Project Managers a Dirección General, así como el propio seguimiento de cada Project Manager del estado de sus proyectos.

Todo debe servir de marco de referencia para la ejecución de los proyectos una vez en marcha, asegurando también el proceso de “lecciones aprendidas” y el uso de ese conocimiento generado para la mejora de predicción de planes de tiempo y coste futuros. Y sin duda, hay que atender las necesidades de formación en Project Management del personal, y definir planes de desarrollo en este ámbito. Incluye las habilidades en herramientas como Microsoft Project, Planner, u otras.

Por último, se deben utilizar herramientas software comunes para el soporte a todos estos procesos, evitando la multiplicidad de información de Gestión de Proyectos, redundancia y/o posibles errores.

Todos estos puntos podrían considerarse los pilares fundamentales para afrontar los retos de un entorno de proyectos como el actual. Otro elemento fundamental es el espíritu de mejorar, aprendiendo de la experiencia y de aquellos proyectos donde hemos aplicado la metodología. Es altamente recomendable realizar análisis retrospectivos, intentando averiguar lo que fue bien en la aplicación de la metodología de Project Management, lo que no fue tan bien, y ver qué es lo que aprendimos y lo que sugeriríamos cambiar.

Con estos dos artículos, desde Dingus y Etoolinnovation (Hitt Group) hemos querido tratar las muchas razones que explican por qué tantas organizaciones de nuestro sector se están planteando el Project Management, entendido como una herramienta para intentar conseguir mejorar los resultados empresariales, y adaptarse y anticiparse a las necesidades del cliente al máximo. El establecimiento de unas buenas “maneras de hacer las cosas” es clave para ello.

Confiamos en que hayan resultado de tu interés.

Marc Bara

 

 

Marc Bara

Consultor y Docente en Project Management.

PMO Hitt Group.